5Sは、整理、整頓、清掃、清潔、躾の5つの基本原則から構成される品質管理や効率を改善するための手法です。
これらの原則は、組織内の作業環境を最適化し、無駄を削減し、生産性を向上させるのに役立ちます。
その中でも「整理」という5Sの最初のステップに焦点を当てて説明します。この整理ができていないとその次のステップにも綺麗にうつることができないので、非常に重要なステップです。
5Sをマスターすれば、職場や個人の生活において劇的な変化をもたらす可能性があります。
では、整理とは具体的に何をすることでしょうか。次のセクションでその基本的な概念について掘り下げていきます。
5Sとは何か？
整理の説明をする前に、まず５Sについて簡単に触れておきます。
5Sは、日本発祥の品質管理および効率改善の手法であり、組織や個人の作業環境を最適化するための5つの基本原則で構成されています。
これらの原則は、整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、躾（Shitsuke）を表します。下記の記事で詳しく説明しています。
整理とは、５Sの一番最初のステップであり、５Sと聞くと「掃除のことでしょ？」とイメージする人が多いと思います。ちなみに5Sは掃除とは全く非なるものです。
このファーストステップである整理をなくして、５Sをマスターすることはできません。では整理についてさらに詳細を見ていきましょう。
整理とは？整理の目的とメリット
「整理」は、不要なものを取り除き、本当に必要なアイテムだけを残すプロセスです。
つまり、無駄な物や情報が削減され、効率性が向上します。例えば、ものが多い作業場をいくら片付けてもスペースも増えないですし、片付けて掃除してもすぐに散らかってしまう可能性が高いです。また不要なものがあれば、探す手間もかかります。
まずものを減らしてから次のステップである整頓に移っていきます。
整理：不要なものを処分する
「整理」とは、必要なものと不要なものに分けて不要なものを処分することです。
引用：5Sとは？「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ」の製造業における目的とメリット・デメリット | Nikken→Tsunagu
整理とは一言でいうと、「必要なモノと不要なモノを区別して、不要なモノを捨てる作業」です。
ということで、整理の目的をまとめると以下の通りです。
- 無駄の削減
- 生産性の向上
- ストレスの軽減
- 品質向上
無駄を削減する
不要な物や情報が作業場にあると、作業の効率性が低下します。整理によって、不要なアイテムを取り除くことで、無駄な時間やスペースを削減できます。
大きな不要アイテムがあると、よけて通らないといけないですし、小さな不要なものがデスクに置かれていると本当に必要なものを取るのに時間がかかったりします。
不要なものを削減することによって、時間とリソースの浪費を防ぎ、効率性が向上します
生産性の向上：必要なアイテムを見つけやすくする
無駄の削減と効率の向上によって、組織や個人の生産性が向上します。生産性の向上は成果の向上につながり、組織の競争力を高めます。
これは整頓にも密接に関連しますが、必要なアイテムを見つけやすくなります。使うアイテムのみ作業場においておくことで、探す時間の無駄を省くことができます。
整理された環境では、必要なアイテムが迅速に見つけられ、作業が効率的に行えます。作業者は時間を節約し、ストレスを軽減できます。
ストレスの軽減
整理された環境は見通しがよく、整頓されているため、ストレスを軽減する助けになります。混乱や無秩序からくるストレスが軽減されます。
品質向上
整理は品質管理の一環としても機能し、品質向上に寄与します。整理によって、不良品やエラーの発生率が低減します。
清潔さの維持：作業環境をクリーンに保つ
整理には清掃とも関連があり、整理された場所は清潔に保ちやすいです。無駄なものが散らかっていると清掃が行き届かなくなります。
これは5Sの清掃や清潔につながります。
整理の目的とメリットの総括
整理（Seiri）を実施することには、さまざまな効果とメリットがあります。これらは、組織や個人の生活において実感できるポジティブな変化をもたらします。
整理は5Sの最初のステップであり、他の4つのステップ（整頓、清掃、清潔、躾）の基盤となります。
組織や個人が整理を実践することで、より効果的で効率的な作業環境を構築し、成功に近づくことができます。
整理は単なる片付けではなく、組織内での作業フローを改善し、無駄を削減するための重要なステップです。
次のセクションでは、整理のステップと実際の事例を紹介します。
整理のステップ（概要）
それでは、具体的に整理（Seiri）のステップについてみていきましょう。まずは概要からです。ステップは大きく分けて2つです。
- 不要なアイテムの特定
- 不要なアイテムの除去
ステップ1: 不要なアイテムの特定
まず最初に行うべきことは、作業場や環境内で不要なアイテムを特定することです。これらのアイテムは、作業効率を低下させ、スペースを占拠している可能性があります。
アイテムを特定する際には、必要性を評価し、不要なものを「すべて」リストアップします。事務所にあるアイテムを全て洗い出し、使用しているか使用していないか判断します。
ステップ2: 不要なアイテムの除去
特定された不要なアイテムは、適切な方法で除去されるべきです。これには、廃棄、寄付、再配置などの選択肢が含まれます。
不要かどうか判断に迷う時があります。その際は一時保管ボックスにアイテムを入れておき、しばらくの間使用するかどうか判断します。使用する場合は、再配置し直して、しばらく使用しない場合は、破棄します。
不要なアイテムを除去することで、作業環境がスッキリとし、必要なアイテムにスペースが確保されます。
再度まとめます。
- すべてのアイテムを不要か必要か判断
- 不要なものはすべて破棄、判断に迷うものは一時退避後判断
この手順を踏むことで不要なものを整理することが可能です。それでは続いて具体的な方法について解説していきます。
具体的なステップ
大枠としては、不要なものを特定して、破棄処分するということでした。実際に進めている手順を解説していきます。
- 目標設定
- 目標と目的の共有（参加者の協力）
- ルールの策定・スケジューリング
- 実施手順
- 100％不要なものを一気に破棄する
- 全ての使用備品をリストアップ化する
- 使用頻度を記載する（徹底的な評価）
- 不要なものを捨てる
- 不要と判断できないものは「見極めBOX」に入れる
- 見極めボックスに入っているものを1ヶ月後に判断して処分する
- 継続的な評価と振り返り
1. 目標設定
まず整理によって何を達成したいのかを明確にしましょう。不要なアイテムの削減、スペースの最適化、効率の向上など、目標を設定して方向性を明確にします。
ちなみに捨てるクセをつけることは、判断力が鍛えられるので、判断力をアップさせるというのも一つの目標になるかと思います。
2. 目標と目的の共有（参加者の協力）
整理は単独で行うのではなく、組織やチーム全体の協力が必要です。参加者に整理の重要性を共有し、協力を得ましょう。普段の朝礼や臨時ミーティングを開いてもいいかもしれません。
3. ルールの策定・スケジューリング
整理を行うためのルールやガイドラインを策定しましょう。作業場や環境内での整理の標準を明確にします。
スケジュールも立てなければいけません。特に初回はとても時間がかかり、数日間要する場合もあります。
その後は定期的なスケジューリングを行い、1ヶ月一回の「整理集中デー」を設けるなどもできます。
4. 実施手順
4.1 100％不要なものを一気に破棄する
事務所や工場をパトロールしていると、100％不要なものを発見します。
後の工程で備品をリストアップするので、リスト化する手間を省くために即破棄してください。
4.2 全ての使用備品をリストアップ化する
全ての使用備品をリストアップします。
Excelやスプレッドシートを使用してリスト化します。
4.3 使用頻度を記載する
不要なアイテムを除去する方法を検討し、適切な選択肢を選びます。廃棄、寄付、再配置など、最適な方法を選択しましょう。
すべてのアイテムや情報を評価し、必要性を確認します。使われていないものや重複しているものを特定しましょう。
4.4 不要なものを捨てる
不要なものが明確になったら、再度破棄します。
4.5 不要と判断できないものは「見極めBOX」に入れる
中にはしばらく使用していない備品があります。そんな時は、見極めBOXに一時退避します。
4.6 見極めボックスに入っているものを1ヶ月後に判断して処分する
一定期間（例えば1ヶ月等）もうけて、再度見極めBOXを確認した際に、使わなかったら破棄、使用したら再配置というルールにしておけば判断に迷うことはありません。
破棄する場合は、家庭ごみとして出してはいけません。もちろんビジネスで使用した備品などは産業廃棄物回収業者に依頼しましょう！（不用品回収でも依頼することはできます）
5. 継続的な評価
整理は一度だけでなく、定期的に継続的な評価が必要です。新しいアイテムが追加されたり、変更があった場合には、整理を再評価します。
気を許すと、気づかないうちにものは増えていきます。
整理の事例
整理（Seiri）の概念を理解したら、実際の事例を通じてその重要性と実践方法をより詳しく見てみましょう。以下は、さまざまな環境での整理の事例です。
事例1: オフィスデスクの整理
オフィス環境では、デスク上に文具、書類、雑誌などが散乱しやすいです。整理を行うことで、必要な書類やツールが簡単に見つけられ、作業効率が向上します。不要な書類のデジタル化や整理用具の導入も考慮されます。
事例2: 倉庫の在庫整理
倉庫内の在庫整理は、物流と効率性に大きな影響を与えます。不要な在庫を特定し、古い在庫を削減することで、収納スペースが最適に活用されます。整理によって、在庫の正確な管理と迅速な出庫が可能になります。
事例3: デジタルファイルの整理
デジタル時代でも整理は重要です。電子メール、ファイル、ドキュメントの整理を怠ると、情報の散乱が起こり、重要なデータが見つけにくくなります。整理を実践することで、デジタルデータのアクセスがスムーズになります。
そのほか、車庫や車内、飲食店であればキッチンなど全てのスペースが整理の対象となります。
これらの事例は、整理がさまざまな環境でどのように効果的であるかを示しています。次のセクションでは、整理の実施によって得られる効果とメリットに焦点を当てて説明します。
整理は5Sの中でも基本的なステップですが、その効果は組織や個人に大きな利益をもたらします。効率性の向上、無駄の削減、清潔な環境の維持など、整理によって多くのメリットが得られます。整理を継続的に実践し、組織や個人の成功に貢献しましょう。
まとめ
整理（Seiri）は5Sの最初のステップであり、組織や個人が効率的で効果的な作業環境を構築するための基盤です。さまざまな効果とメリットがあり、説明してきたポイントをまとめると、
- 無駄の削減
- 効率の向上
- 清潔さの維持
- 生産性の向上
- ストレスの軽減
実践する際には、目標設定、徹底的な評価、適切な除去方法の選択、整頓、ルールの策定、継続的な評価、参加者の協力などのベストプラクティスが役立ちます。
一度だけでなく、定期的に継続的な評価が必要であり、組織や個人の成功に貢献します。
整理は5Sの基本であり、その実践によってより効率的で生産的な環境を築くことができます。整理の重要性を理解し、積極的に実践して、成功への道を切り拓きましょう。
